Guía de implantación del registro horario

Guía práctica y divulgativa para poner en marcha el registro de jornada con GesFichaje. No es asesoramiento jurídico: cada empresa debe revisar su convenio colectivo y sus acuerdos internos, y consultar a su asesoría laboral cuando lo necesite.

1. Determina el sistema de registro

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a registrar diariamente el inicio y el fin de la jornada de cada persona trabajadora. La organización del registro se determina mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta a la representación legal de las personas trabajadoras. Documenta esa decisión por escrito.

2. Informa por escrito a la plantilla

• Cómo y cuándo se ficha, y qué hacer ante un olvido (incidencia).
• Qué datos se registran y para qué, con referencia a la política de privacidad.
• Que cada persona puede consultar y descargar sus propios registros en la aplicación.
• Si se activa la geolocalización, informa de ello de forma expresa y previa.

3. Configura la empresa en GesFichaje

• Datos fiscales completos y zona horaria (Europe/Madrid por defecto).
• Día y hora de cierre semanal (por defecto, domingo a las 22:00).
• Decide si exiges PIN individual: refuerza la garantía de que cada marcaje corresponde a la persona indicada.
• Geolocalización: por defecto desactivada; actívala solo si es necesaria y proporcionada.
• Alta de empleados con documento identificativo y tipo de jornada.

4. Revisa los contratos a tiempo parcial

En contratos a tiempo parcial, además del registro diario, debe entregarse a la persona trabajadora una copia del resumen mensual de horas realizadas, junto con el recibo de salarios, y conservarla durante cuatro años (art. 12.4.c ET). GesFichaje genera ese resumen desde Administración → Resúmenes y deja constancia de su emisión.

5. Horas extraordinarias

Las horas extraordinarias deben totalizarse y comunicarse mensualmente (art. 35.5 ET). El sistema registra el tiempo trabajado, pero la calificación de un exceso como hora complementaria o extraordinaria depende del contrato, del pacto de horas complementarias y del convenio: por eso se declara y confirma manualmente desde Administración.

6. Pausas y jornada partida

Si el convenio o el acuerdo de empresa exigen registrar las pausas no computables, deben marcarse como salida y nueva entrada. El sistema admite varios pares de marcajes al día (jornada partida) y jornadas nocturnas que terminan al día siguiente.

7. Correcciones e incidencias

Los marcajes originales nunca se modifican. Un olvido se resuelve con una incidencia que genera una corrección motivada, quedando visibles tanto el registro original como la corrección y su autor. Establece internamente quién autoriza las correcciones.

8. Conservación y disponibilidad

Conserva los registros cuatro años y mantenlos disponibles para la plantilla, su representación legal y la Inspección de Trabajo. Desde Administración → Informes puedes generar el expediente completo para Inspección; los cierres semanales añaden una huella SHA-256 encadenada que permite detectar alteraciones.

9. Protección de datos

• Incluye el registro de jornada en tu registro de actividades de tratamiento.
• Firma el encargo de tratamiento con el proveedor (disponible en /tratamiento-datos).
• Limita el acceso a Administración a las personas estrictamente necesarias.
• No uses datos biométricos sin un análisis previo específico y muy justificado.

10. Revisión periódica

Revisa cada trimestre las jornadas sin cerrar, las incidencias pendientes y los cierres semanales generados. Dudas sobre el servicio: administracion@katherinejimenez.es.